公開日:2015年10月17日
更新日:2019年7月16日

展示会への来場者を増やす案内状の作り方

展示会成功の肝となる集客を支えるのが案内状です。バイヤーや商業施設の担当者と継続的な関係を築くためにも、展示会の案内状の送付は不可欠です。そこでこの記事では、展示会への来場者を増やす案内状の作成手順と作り方のポイントをご紹介します。

展示会への集客で重要なのが、案内状です。

新作のコンセプトを視覚的に伝えることで、バイヤーや商業施設の担当者に展示会へ足を運んでもらうきっかけにすることができます。

そこでこの記事では、展示会への来場者を増やす案内状作成の手順とポイントをご紹介します。

案内状作成の手順

まずは、案内状作成の手順についてご紹介します。

展示会の案内状を作成は、下記の5つの手順で進めます。

①案内状作成予算の確保

②送付先の整理、作成部数の決定

③案内状のサイズ・素材の決定

④案内状デザイン、文章の確定

⑤案内状送付(開催の2週間前までに送付完了させる)

ここからは、それぞれの手順について説明します。

①案内状作成予算の確保

展示会の開催予算の中から、案内状作成予算を確保します。

予算額によって、案内状のデザインやサイズ、作成部数も変わるため、はじめに予算を決定しておくことが重要です。

②送付先の整理、作成部数の決定

予算が決定したら、送付先を整理し、作成部数を決定します。

①で決定した予算に応じて送付先を精査し、必要な部数だけ作成することで、無駄を減らすことができます。

印刷部数ごとの金額は、印刷会社のHP上でおおまかな見積もりをだすことができますので、使用するカラー数やサイズ、部数にあわせて数パターン作成しておくと、後から比較が簡単になります。

③案内状のサイズ・素材の決定

作成部数が決定したら、1枚あたりにかけられる金額が算出されるため、その金額に合わせて案内状のサイズや素材を決定します。

はがきサイズ以上の大きさを検討する場合は、1通あたりの配達料についても事前に確認しておきましょう。

④案内状デザイン、文章の確定

大きさや素材が確定したら、具体的なデザインと文言作成に着手します。

デザインに予算がかけられない場合は、デザインツールを利用して自分で作成してみるのもおすすめです。

【参考】:簡単におしゃれなポスターやカードがつくれるサービス”Canva”とは?

また、案内状に記載する文章については、記事の後半でそのまま使える例文フォーマットをご紹介します。

⑤案内状送付

案内状の送付は、開催日の2週間前までには完了させるようにしましょう。

また、案内状送付の前にメールで展示会開催の連絡を送っておくことで、先にスケジュールを確保しておくことも可能です。

展示会の案内状に記載すべき項目

案内状に必ず記載しなければならない項目は、下記の通りです。

  • 開催日時
  • 開催場所(必ず地図も併記する)
  • 担当者名、連絡先

上記に加え、展示会のコンセプトや来場者へのノベルティといった情報も加えると、より集客効果が高まります。

展示会の案内状例文

ここからは、展示会の案内状作成時にそのまま伝える例文フォーマットをご紹介します。

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拝啓 平素は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

このたび◯年春夏シーズンの新作をご紹介したく、展示会を開催する運びとなりましたので、ご連絡させていただきました。

今回は「◯◯」をテーマに、新作商品をご紹介する予定です。

下記の通り開催いたしますので、ご都合がつきましたら、ぜひお越しいただけますと幸いです。

敬具 

平成○年○月○日

○○ ○○(担当者名)

  • 日時  平成○○年○月○日(○) ○時~○時

*会場  ○○○○○(地図は右図をご確認ください)

*電話番号 ○○○-○○○-○○○○
     

以上 

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魅力的な案内状を作成し、展示会への集客効果を高める!

案内状は、展示会のコンセプトを視覚的に伝え、展示会に足を運んでもらうための重要なツールです。

手順を理解し、効果的な案内状を作成することで、展示会への集客効果を高めましょう!

また、SHOPCOUNTERでは展示会におすすめのレンタルスペースまとめもご紹介しています。

展示会開催の際には、あわせてチェックしてみてください。