展示会を成功させる企画書作成のポイント

展示会を開催する際、目的や内容を精査してよい企画に練り上げるために欠かせないのが企画書の作成。

そこでこの記事では、展示会を成功させる企画書のポイントをご紹介します。

展示会用企画書に記載するべき項目

展示会開催の目的

まずは展示会開催の目的を整理します。

一口に「展示会」と言っても、新規取引先の開拓なのか、既存の取引先への新商品紹介なのかによって、開催するべき展示会の種類も変わります。

現在の課題や今後の方針と照らし合わせて、目的を明確にしておきましょう。

目的にあわせた展示会の種類については、下記の記事で詳細にご紹介しています。

【参考】展示会の種類を理解する

期待する効果・目標値

目的を明確に定めた後は、展示会で見込む効果や目標値を設定します。

新規取引先の開拓であれば、名刺交換の数やアンケートの記入数が一般的な指標となります。

既存取引先への新商品紹介の場合は、DMに対しての来場者数やその場での注文数・発注額を指標とするのが一般的です。

これまでの実績をもとに算出したり、合同展示会への出展であれば主催者に平均値を確認するなど、実態に即した目標値を算出しましょう。

展示会のテーマ、企画概要

目標を達成するために、どういったテーマで展示会を開催するのかをまとめます。

合同展示会に出展する場合は展示会ごとの雰囲気やイメージがあるため、ブースイメージの写真を入手しておきましょう。

自社で開催する場合は、シーズンのコレクションテーマが伝わるようにテーマを設定します。

テーマや作りたい世界観によって、什器やノベルティも変える必要があるため、はじめにテーマを固めておくことが重要です。

展示会のコンセプトを固めるための手順については、下記の記事でも詳細にご紹介しています。

【参考】展示会のコンセプトを固める3つのステップ

展示会出展後の展開

展示会の効果を高めるために、出展後の展開についても事前にまとめておきます。

獲得した名刺へのフォローや既存取引先への来場お礼メール、カタログの送付など、出展後にやるべきことと役割分担を明確にしておきましょう。

出展後は後片付けに時間がかかってしまうので、メールの文面や郵送物のセットは出展前に済ませておくのがベターです。

予算

展示会の出展に必要な予算の概算を算出します。

ブース出展費用や什器レンタル費、DMの作成/送付の費用やケータリング代、当日の人件費など発生すると思われる項目を羅列し、大まかな費用をまとめておきましょう。

必ずかかるものとオプションとして追加したいものとを分けて記載しておくと、削減すべき優先順位がわかりやすくなるため便利です。

ロードマップ

展示会の準備から出展後のフォローまでのスケジュールをロードマップとしてまとめておきます。

会場探しから什器の手配、ノベルティ作成など、タスクと完了期限を決めておくことで、抜け漏れを防ぐことができます。

出展スペースイメージ

目的やテーマを踏まえた上で出展スペース例をまとめておくと、全員のイメージを統一することができます。

展示会は原宿、表参道、代官山といったエリアでの開催が一般的ですが、ものづくりのイメージが強い東側で開催したり、日本のイメージが強い浅草エリアで開催するなど、テーマによって出展エリアを工夫してみるのもおすすめです。

またスペースによっては什器が揃っているところもあるため、什器レンタルの予算と手間が省けることもあります。

スペース選びは展示会の雰囲気と予算を大きく左右するため、企画書作成と同時に一度スペース候補をピックアップしておきましょう。

重要なポイントは、費用対効果を明確に示すこと

展示会の開催を社内稟議で通す際に重要なのは、費用対効果を明確に示すことです。

そのためには期待する効果と目標値の設定はもちろん、開催にかかる費用の算出も重要なポイントになります。

特にスペースのレンタル代は予算全体の中でも大きな割合を占めるため、企画書作成前に下調べしておくことをおすすめします。

SHOPCOUNTERでは展示会におすすめのレンタルスペースもご紹介していますので、展示会の開催を検討している方はぜひご参照ください。

企画書のポイントをおさえて、効果の高い展示会を開催しましょう！

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