展示会を成功させる企画書の書き方｜記載すべき項目と費用対効果の示し方
合同展示会への出展や自主開催の企画を社内で通すために欠かせないのが企画書です。展示会の企画書に記載すべき7つの項目と、稟議通過の鍵となる費用対効果の示し方を解説します。
展示会を開催する際、目的や内容を精査してよい企画に練り上げ、社内で共有するために欠かせないのが企画書です。とくに自主開催の展示会は費用も手間もかかるため、「何のために・いくらかけて・何を得るのか」を企画書で明確にしておくことが、社内承認とその後の準備の土台になります。
この記事では、展示会の企画書に記載すべき項目と、承認の鍵となる費用対効果の示し方を解説します。
目次
展示会の企画書に記載すべき項目
企画書には、最低限おさえておきたい項目があります。以下を順に埋めていくことで、関係者が同じ前提で判断できるようになります。
展示会開催の目的
まずは展示会開催の目的を整理します。一口に「展示会」といっても、新規取引先の開拓なのか、既存取引先への新商品紹介なのかによって、開催すべき展示会の種類も変わります。現在の課題や今後の方針と照らし合わせて、目的を明確にしておきましょう。
目的に合わせた展示会の種類については、別記事で解説しています。
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期待する効果・目標値
目的を定めたら、展示会で見込む効果や目標値を設定します。
新規取引先の開拓であれば、名刺交換の数やアンケートの記入数が一般的な指標です。既存取引先への新商品紹介であれば、DMに対する来場者数や、その場での注文数・発注額を指標とするのが一般的です。
これまでの実績をもとに算出したり、合同展示会への出展であれば主催者に平均値を確認したりして、実態に即した目標値を置きましょう。
展示会のテーマ・企画概要
目標を達成するために、どういうテーマで開催するのかをまとめます。
合同展示会に出展する場合は、展示会ごとに雰囲気やイメージがあるため、ブースイメージの写真を入手しておきましょう。自社で開催する場合は、シーズンのコレクションテーマが伝わるようにテーマを設定します。テーマや作りたい世界観によって什器やノベルティも変わるため、はじめにテーマを固めておくことが重要です。
展示会のコンセプトを固める手順は、別記事で詳しく解説しています。
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展示会出展後の展開
展示会の効果を高めるために、出展後の展開も事前にまとめておきます。
獲得した名刺へのフォロー、既存取引先への来場お礼メール、カタログの送付など、出展後にやるべきことと役割分担を明確にしておきましょう。出展後は後片付けに時間がかかるため、メールの文面や郵送物のセットは出展前に済ませておくのがベターです。
予算
出展に必要な予算の概算を算出します。
ブース出展費用・什器レンタル費・DMの作成/送付費用・ケータリング代・当日の人件費など、発生しそうな項目を洗い出し、大まかな費用をまとめます。必ずかかるものと、オプションとして追加したいものを分けて記載しておくと、削減すべき優先順位がわかりやすくなります。
ロードマップ
準備から出展後のフォローまでのスケジュールを、ロードマップとしてまとめておきます。会場探し・什器の手配・ノベルティ作成など、タスクと完了期限を決めておくことで、抜け漏れを防げます。
準備の流れ全体は、別記事で時系列に沿って確認できます。
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出展スペースイメージ
目的やテーマを踏まえた出展スペース例をまとめておくと、関係者のイメージを統一できます。
展示会は原宿・表参道・代官山といったエリアでの開催が一般的ですが、ものづくりのイメージが強い東側で開催したり、和のイメージが強い浅草エリアで開催したりと、テーマに合わせて出展エリアを工夫するのもおすすめです。
また、スペースによっては什器が揃っているところもあり、什器レンタルの予算と手間を省けることもあります。スペース選びは展示会の雰囲気と予算を大きく左右するため、企画書の作成と同時に、一度スペース候補をピックアップしておきましょう。
重要なポイントは、費用対効果を明確に示すこと
展示会の開催を社内稟議で通すうえで最も重要なのは、費用対効果を明確に示すことです。
そのためには、期待する効果と目標値の設定はもちろん、開催にかかる費用の算出も重要になります。とくにスペースのレンタル代は予算全体の中でも大きな割合を占めるため、企画書の作成前に下調べしておくことをおすすめします。
費用の見込みは、必ずかかる費用を具体的に積み上げたうえで、目的に沿った成果の見込み（獲得したい受注額・リード数など）と並べて提示すると説得力が増します。成果は確約できるものではないため、過去実績や類似事例を根拠に「現実的な見込み」として示すのがポイントです。
なお、会場費や什器・印刷物などの費用の目安は、別記事で詳しく解説する予定です。スペース候補の検討には、展示会向けのおすすめスペースをまとめた記事もご参照ください。
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まとめ
展示会の企画書は、目的・効果/目標値・テーマ・出展後の展開・予算・ロードマップ・スペースイメージまでをまとめ、関係者の認識を揃えるためのドキュメントです。とくに費用対効果を具体的に示すことが、社内承認の鍵になります。企画書で全体像を固めたら、コンセプトの具体化や準備スケジュールへと進めていきましょう。
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