公開日:2015年10月1日
更新日:2020年12月22日

展示会準備の流れとスケジュール

展示会の開催時には、場所探しから集客施策、当日の会場設営、展示会開催後のフォローまで、やらなければならないことは多岐にわたり、抜け漏れがあると展示会の効果も半減してしまいます。そこでこの記事では、展示会準備の流れとスケジュールをまとめてご紹介します。

展示会を開催することが決まった後は、場所選びから什器の手配、商品の選定まで、展示会の準備のための様々なタスクが発生します。

事前にスケジュールを区切って進めなければ、タスクの抜け漏れが発生し、展示会の直前になって慌てることになってしまいます。

そこでこの記事では、展示会の準備として発生するタスクと、それぞれ完了するべきスケジュールをまとめてご紹介します。

出展までの準備の流れ

展示会の準備は、大きく4つのフェーズに分けられます。

1.検討フェーズ(出展の3か月前)

展示会の開催を検討し、企画を固める時期。

早めに開催場所の候補を洗い出し、予算の調整を行う。

2.実行フェーズ(出展の1か月前)

展示会の場所やテーマに合わせて、什器やDMなどの手配と作成をはじめる時期。

DM送付やプレスリリース、特設サイトの開設、Facebookのイベントページの公開など、集客施策もこの時期に着手する。

3.準備フェーズ(出展の1週間前)

商品や備品の配送、人員の手配など最終調整を行う時期。

大口の顧客への個別メールアプローチなど、集客のダメ押しをしておくのも重要。

4.フォローフェーズ(展示会当日〜1週間後)

フォローメールやお礼状、カタログ送付など、展示会に来場してくださった方へのフォローを行う時期。

目標に対しての振り返りを行い、改善点を整理しておくと次回以降に生かすことができる。

ここからは、それぞれのフェーズで行うべきタスクについて細かく説明していきます。

1.検討フェーズ(出展の3か月前)

【主なタスク】

・企画書の作成

・開催場所候補の洗い出し

・予算取り

展示会を開催する場合、3ヶ月前には企画や開催場所の検討をはじめましょう。

特にどのブランドも開催する2〜4月、9月〜11月の時期は、開催場所探しが難航することもあります。

早めに開催場所候補をピックアップし、空き状況を確認しておくと安心です。

展示会向けの場所を探す際は、展示会におすすめのスペースまとめもあわせてご覧ください。

またこの時期に重要なのは、展示会の目的やテーマをしっかり固めておくこと。

来場者数や受注額など、数値目標も設定しておくと費用対効果も算出しやすくなります。

展示会の企画書を作る上で重要なポイントは、展示会を成功させる企画書作成のポイントでも詳しく説明しています。

2.実行フェーズ(出展の1か月前)

【主なタスク】

・会場の確保

・什器、備品の手配

・展開商品の整理

・DMの作成、送付

展示会の企画が固まったら、開催の1ヶ月前には完了しておきたいのが、会場確保や什器手配、DMなど調整に時間がかかるタスク。

特に会場の広さや貸し出し什器の有無によってその後のタスクが左右されるため、場所の確保は早めに完了しておきましょう。

その際、ハンガーラックや棚などの什器を無料で貸し出してくれるスペースをレンタルすれば、タスクを大幅に減らすことができます。

什器ありのレンタルスペースまとめの中から、雰囲気に合うスペースを探してみてください。

また、集客施策もこの時期にはじめておくと安心です。

特にDMの作成はデザインの出し戻しや送付先リストの整理などで時間がかかるため、開催の1ヶ月前には送付開始できるように前倒しで進めていきましょう。

3.準備フェーズ(出展の1週間前)

【主なタスク】

・商品や備品の梱包、配送手配

・人員の最終調整

・集客のダメ押し

・音響や動画の調整

・会場準備(前日)

開催まで1週間を切る直前の時期には、当日に向けた細かいタスクが増えます。

展示会で使用する商品や備品の配送手配、音響や動画の調整など、当日使用するもののチェックをしておきましょう。

その他にもカタログやノベルティなど、持って行くもののリストを作成しておくと抜け漏れがなく安心です。

さらにこの時期は大口顧客へ個別にメールアプローチするなど、来場の確約をとっておくことも重要です。

顧客の来場時間にあわせて担当者を配置するなど、人員の最終調整もあわせて行いましょう。

前日の会場準備を最低限の人数でスムーズに終えるためにも、図面を使って展開イメージをチーム内で共有しておきましょう。

また展示会後は後片付けに手間取ることが多いため、この時期にフォローメールの雛型やお礼状を準備しておくとスムーズです。

4.フォローフェーズ(展示会当日〜1週間後)

【主なタスク】

・当日の来場者対応

・お礼メール、お礼状の送付

・目標への振り返り

・次回に向けた反省

展示会当日を迎えたら、まずは来場者への対応に集中しましょう。

受付で名刺をいただいたり、記帳していただくといった運営ルールも全員で共有しておくと、抜け漏れがなく安心です。

無事に展示会が終了したら、すぐに着手したいのがお礼メールやお礼状の送付です。

来場者の記憶が新鮮なうちに、カタログの送付や次回商談の予定を調整するなど、次のアクションにつなげることを意識しましょう。

また開催前に作成した目標に対しての実績を検証し、次回の展示会に活かすため、反省点をまとめることも重要です。

開催スペースを気に入った場合は、このタイミングで次回の予約を行ってしまえば、次に開催する際のタスクを大幅に減らすことができます。

展示会を成功させるためには、タスクの整理とスケジューリングが重要!

このようにフェーズにあわせてタスクを洗い出すことで、いつまでに何をすべきかが明確になり、早めに準備を進めていくことができます。

また、やるべきことを洗い出しておくことで、社内の役割分担もスムーズになり、最小限の人員での運営も可能になります。

事前にタスクを整理した上でスケジューリングをしっかりと行い、展示会開催の効果を高めましょう。

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